Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia 
 

      Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień:

Pytanie nr 1:
Czy Wykonawca dobrze rozumie, że Zamawiający zapewni zastawę stołową
i zajmuje się jej zmywaniem?

Tak, zamawiający zapewni zastawę stołową i zajmie się jej zmywaniem.
 

Pytanie nr 2:
Prosimy o informację czy puste termosy, po wyładowaniu posiłków będą przekazywane od razu kierowcy czy przy dostawie kolejnego posiłku?
Odpowiedź na pytanie nr 2:
Puste termosy zostaną przekazane kierowcy dnia następnego przy dostawie kolejnego posiłku.

Pytanie nr 3:
Czy u Zamawiającego będzie możliwość wstępnego opłukania termosów?
Odpowiedź na pytanie nr 3:
Nie, nie będzie możliwości wstępnego opłukania termosów.

Pytanie nr 4:
Czy Wykonawca dobrze rozumie, że pracownicy Zamawiającego będą zajmowali się dystrybucją posiłków do podopiecznych?
Odpowiedź na pytanie nr 4:
Tak, pracownicy zamawiającego będą zajmowali się dystrybucją posiłków do podopiecznych.

Pytanie nr 5:
Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia (SIWZ pkt.3) podaje, iż średnio wydawanych ma być 45 posiłków dziennie. Prosimy o doprecyzowanie podanej ilości wydawanych posiłków, ponieważ w załączniku nr 1 do SIWZ (OFERTA) Zamawiający podaje 55 porcji dziennie?
Odpowiedź na pytanie nr 5:
Zamawiający w punkcie 3.3) SIWZ - opisie przedmiotu zamówienia podaje, że średnio wydawanych ma być 45 posiłków dziennie oraz w zdaniu poniżej precyzuje, że zastrzega sobie prawo zmiany ilości posiłków maksymalnie o +/- 10 posiłków w zależności od potrzeb. Należy przez to rozumieć, że zamawiający ma prawo zamawiać dziennie od 35 do 55 posiłków, w zależności od potrzeb. Ilość zamawianych posiłków musi być zgłoszona najpóźniej do godz. 10:00 w dniu poprzedzającym ich dostarczenie, zgodnie z zapisem w § 2 ust. 2 umowy.

Pytanie nr 6:
WZÓR UMOWY NA ŚWIADCZENIE USŁUG żywieniowych - załącznik nr 4 do SIWZ:

w § 5 proponujemy wykreślić ust. 2 ,4 i 5 oraz w ich miejsce wpisać:
„Zamawiający ma prawo do zgłoszenia reklamacji dotyczącej wykonania usługi w ciągu do 30 minut od chwili dostarczenia kwestionowanego posiłku. Jeżeli Zamawiający nie zgłosi reklamacji w tym terminie, nie będą przysługiwały mu żadne roszczenia związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usługi. Każdorazowe stwierdzenie niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przez Wykonawcę wymaga udokumentowania w protokole podpisanym przez obustronną Komisję, z wyznaczeniem terminu do dokonania poprawek. Usługę uważa się za wykonaną prawidłowo, gdy Wykonawca usunie uchybienia w wyznaczonym terminie.
. „W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług stanowiących przedmiot niniejszej umowy (uchybienia), Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 50,00 zł (słownie: pięćdziesiąt złotych) za uchybienie, po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do usunięcia uchybienia i nie usunięcia uchybienia przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie.
W przypadku odstąpienia od umowy przez jedną ze stron wskutek okoliczności zawinionych przez drugą stronę, strona odstępująca może naliczyć drugiej stronie karę umowną w wysokości 5 % umownego wynagrodzenia miesięcznego netto.
Kary umowne będą płatne na podstawie noty obciążeniowej w ciągu 30 dni po bezspornym ich zatwierdzeniu przez obie Strony”.

w § 6 proponujemy dodać ust. 3. w brzmieniu:
„Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie dla swej ważności wymaga formy pisemnej.
Wykonawcy przysługuje prawo rozwiązania umowy z zachowaniem w/w okresu wypowiedzenia, w szczególności w przypadku:
- gdy nastąpi wzrost cen czynszu i mediów niewspółmierny do cen posiłków oferowanych przez Wykonawcę,
- znacznego ograniczenia przedmiotu niniejszego zamówienia (zmniejszenia ilości zamawianych posiłków)

Wprowadzenie klauzuli dopuszczającej rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia jest korzystne dla obu Stron, zarówno Zamawiającego jak i Wykonawcy. W/w zapis dostosowuje zapisy umowy do bardzo zmiennej sytuacji gospodarczej. W przypadku zaistnienia sytuacji, za które żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności a uniemożliwiających dalszą realizację przedmiotu niniejszego zamówienia, każda ze Stron będzie uprawniona do rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który umożliwi drugiej stronie przygotowanie się do jej zakończenia.

Odpowiedź na pytanie nr 6:
Z uwagi na krótki okres obowiązywania umowy zamawiający nie przewiduje możliwości jej rozwiązania. Zamawiający nie zgadza się również na pozostałe propozycje, ale pod ich wpływem postanowił zmniejszyć wysokość kary z 400,00 zł na 200,00 zł oraz doprecyzować, że uwagi o nienależytym wykonaniu umowy zamawiający musi zgłosić wykonawcy tego samego dnia w którym posiłki zostały dostarczone.